עסקים קטנים - מכרזים בינלאומיים - הדרך שלכם לפרוץ את הגבולות

מאחר והליך של מכרז אינו הליך פשוט או טריוויאלי ויש להיערך אליו ברמה המשפטית, הפיננסית והטכנית, ישנם עסקים המעדיפים להמנע מהגשת הצעות למכרזים ואילו רבים אחרים ניגשים אליהם ללא הכנה מספקת וחבל.

על מנת לסייע לכם להשתתף במכרזים בינלאומיים ולהגיע אליהם מוכנים יותר, ריכזתי עבורכם המלצות מעשיות לפעולה בחלוקה למספר נושאים.

1. חיפוש הזדמנויות עסקיות

ישנם מספר אתרים מומלצים בהם ניתן לחפש ולמצוא בחינם מכרזים, והזדמנויות עסקיות אחרות.  לדוגמא:

·  אתר המשחקים האולימפיים: www.competefor.com
·  ברמת האיחוד האירופי: ted.europa.eu
·  מנועי חיפוש פרטיים: www.winningtenders.eu
 
2. הכירו את המונחים
 
חשוב להכיר וללמוד את התחום ואת המינוחים המקצועיים הקיימים, כגון:

הזמנה להציע הצעות – Invitation To Tender (ITT) או Contract Notice (CN) – במסגרתה יכולים רוכשי מסמכי המכרז להגיש הצעות העונות על הדרישות הספציפיות במסגרת המועד המצוין לכך במסמכי המכרז;

לעיתים יש שלב מקדמי להגשת ההצעה והמזמין מפרסם שאלון מקדמי [PQQ – Pre Qualification Questionnaire] או תנאים מקדמיים ורק מתוך אלה שענו על השאלון או התנאים המקדמיים, בוחר המזמין רשימה סגורה של מציעים הרשאים לגשת למכרז;

מושגים נוספים כגון VFM – Value For Money, EOI – Expression Of Interest, CA – Contract Award וכיו"ב.
 
אני יודעת שלעסקים קטנים קשה לעיתים להשקיע את המשאבים הנדרשים בלימוד תחום המכרזים, תנאיו ומינוחיו אבל מנסיוני, כמו כל דבר אחר בחיים, גם זה נסיון נרכש, ועם הזמן הכנת הצעה זוכה תהפך למוכרת יותר ופחות מאיימת. לא תמיד ניתן להגיש הצעה זוכה בהגשה הראשונה, אולם תמיד אפשר להשתפר ולהתמקצע.
 
3. בדיקת מסמכי המכרז – לימוד הדרישות

מומלץ לערוך מחקר מעמיק על דרישות המכרז מעבר לחומר המצוי בו. לפעמים, תוך כדי שיחה עם מוציא המכרז, אפשר לגלות מה יקל עליו או להציע לו פתרון לבעיה שקיימת או שעלולה להיווצר אצלו. לדוגמא: עירייה מפרסמת מכרז לרכישת כלי רכב ותוך כדי שיחה מסתבר כי העיריה מתכוונת להשתמש בכלי הרכב עבור פרוייקט ספציפי שיימשך שנתיים. כך אפשר לגלות שהעירייה, מציעת המכרז, אינה מחפשת כלי רכב משוכלל אלא פתרון מה לעשות עם כלי הרכב בתום השנתיים ואז אפשר להציע, במסגרת מסמכי המכרז, רכישה חוזרת של כלי הרכב עם תום השנתיים או הסבתם לטובת שימוש אחר אשר נדרש לעיריה.

ייתכן שקיימות דרישות שאינן ברורות מספיק או שתנאי הסף ניתנים ליותר מפרשנות אחת וכדאי לברר אותן. בדרך כלל במסמכי המכרז יש פרטי איש קשר להבהרות נוספות ורצוי לשוחח עימו על תנאי מכרז והדרישות בפועל של המזמין. אל תהססו לשאול אותו שאלות הבהרה אם חומר המכרז אינו ברור לכם  מספיק.

4. עמידה בתנאי סף ודרישות

הקפידו לקרוא היטב ובעיון את מסמכי המכרז ובמיוחד את רשימת הדרישות והתנאים. חבל שתאבדו נקודות יקרות במסגרת המכרז או שתיפסלו בו מטעמים טכניים. שימו לב במיוחד לנושאים הבאים:

4.1 כמות העותקים להגשה - אם למציע נדרשים 3-4 עותקים בכדי לבדוק את המכרז והעסק הגיש רק עותק מקורי והעתק נוסף אחד אזי מסמכי המכרז יפסלו מהסיבה שאין באפשרות המזמין לעבור כיאות על ההצעה.

4.2 הגשה במועד הנדרש – הכינו את החומר מבעוד מועד ואל תתכווננו להגישו ברגע האחרון. גם אחור של 5 דקות לאחר השעה המצוינת להגשת מסמכי המכרז, יחשב מבחינת מפרסם המכרז כאילו ההצעה לא הוגשה. אין כאן מקום לגמישות. המציע, ובפרט כשמדובר ברשויות ציבוריות, חייב להיות שקוף בהתנהלותו והוא פועל תחת חוקים, כללים ונהלים המחייבים אותו להתנהלות הוגנת ושוויונית כלפי כלל מהתחרים. לכן קבלת הצעה לאחר המועד איננה אפשרית.

4.3 תנאי סף - פרטו את דרישות הסף [מקצועיות, כלכליות, ביטוחיות, סביבתיות] ואת המידע הנדרש כולו במלואם ובצורה מסודרת, פשוטה ונהירה לקורא המכרז. בדרך כלל יש כמות רבה מאוד של מסמכים והגשות וכדאי להקל על מציע המכרז עד כמה שניתן.

4.4 סימון מקור / העתק - סמנו את כל העותקים המוגשים במכרז בסימון של "מקור" ו"העתק".  נדרש לעשות זאת בכל מכרז למעט בהגשת מכרזים באמצעות האינטרנט [מכרז ממוכן או מקוון). מסמכי המכרז עצמו חייבים להיות מוגשים כמסמכי מקור [לעיתים נדרש יותר מעותק מקור אחד].

4.5 סידור אחיד של כל העותקים – עשו כל שנדרש וכל שביכולתכם כדי להקל על המזמין לבדוק את מסמכי ההצעה שלכם. זה יקבל ביטוי כלשהו בניקוד שלכם.

5. אפשרות למתן ערך מוסף

אם אפשר, תמיד כדאי לתת ערך  נוסף ויחודי [added value] במסגרת ההצעה במכרז. אם יש לכם נסיון מצטבר ספציפי ציינו זאת וגם יתרונות אחרים כמו למשל העובדה שהמוצרים שלכם הינם מתכלים או שבתום תקופת החוזה ניתן לעשות בהם שימוש חוזר, למכור אותם או לרכשם בחזרה. ציון אפשרויות אלו בתוך המכרז יקנה לכם יתרון יחסי אל מול מגישי ההצעות האחרים.
 
6. קביעת מדיניות מוסדרת בחברה

קבעו בחברה מדיניות מסודרת בנושאים הנדרשים על פי רוב במכרזים: איכות הסביבה, שוויון הזדמנויות, בטיחות בעבודה, ניהול סיכונים וכיו"ב. בפרט שימו דגש על נושא איכות הסביבה [environmental / sustainable policy] הצובר תאוצה באירופה וחייב לבוא לידי ביטוי במסגרת ההצעה המוגשת.
 
7. שיתופי פעולה עם גורמים מקומיים במדינה בה התפרסם המכרז

לעיתים כדאי, ולפעמים זה אף נדרש במסמכי המכרז, לשתף פעולה עם גורם מקומי בחו"ל, היכול לסייע מבחינת עמידה בתנאי סף, נסיון, ידע, כתובת/משרד מקומי, היקף כלכלי וכיו"ב ו/או במתן ערך מוסף.

לדוגמא: כאשר מעדיפים שותף מקומי אשר יש לו קשרים עם הרשויות המקומיות ויכול לסייע בנושא זה; או כאשר מדובר בשתי חברות הרוצות לגשת למכרזים בהיקף כספי גבוה יותר מאשר כל אחת מהן יכולה לגשת בנפרד ואז לפעמים עושים הסכם מסגרת, מציינים סכום מינימלי של מכרז שרוצים לגשת או מציינים מספר מכרזים אליהם יש כוונה משותפת לגשת. דוגמא נוספת: כאשר מדובר במכרז לבנית מפעל למחזור אשפה וניגשת חברה לה יש ידע בבניית מבנים כקבלן ורוצה להשתמש בידע הספציפי המצוי בחברה אחרת המתמחה במחזור אשפה. במקרים כאלו ייתכן ויש לחתום על הסכמים עם הגורם המקומי כדי להסדיר משפטית את מערכת היחסים בעת הגשת המכרז ובמקרה של זכיה בו. אם תנאי המכרז דורשים זאת - יש להציג את ההסכם בין הצדדים במסגרת ההגשה במכרז.
 
8. התעדכנות בזכיות במכרזים

אחת הדרכים ללמוד הרבה על המתחרים שלכם היא להתעדכן באופן שוטף באשר לזכיות במכרזים. ניתן לנתח וללמוד מהן הרבה על העסקים שזכו, על מה שיש להם להציע שלעסק שלכם עדיין אין ועל אילו יתרונות יחסיים הניעו את המזמין לבחור בהם. בחנו האם כדאי גם לכם לאמץ יתרונות שיש למתחרים שלכם, לאו דווקא לשם המכרזים הבאים, אלא פשוט כי אולי הם יכולים להביא תועלת גם לכם.
 
9. הסתייעות בגופים מקומיים בישראל

כדאי להעזר בגופים מקומיים לשם מציאת הזדמנויות עסקיות ושותפים זרים, ולשם קבלת סיוע בהשתתפות בעלויות ובהגשת מסמכי המכרז. גופים כדוגמת מכון הייצוא, מתימו"פ, אגוד לשכות המסחר וכיו"ב יוכלו לעזור לכם במציאת שותפים בינלאומיים, בהיבט הכלכלי באפשרויות להשגת מימון לפעילויות שונות [למשל הוצאות מחקר ופיתוח בחברות הזנק], וכן במידע ובהכוונה באשר להגשת מכרזים בינלאומיים. תוכלו למצוא מידע שימושי בנושא באתרים של כל אחד מגופים אלה.
 
ודבר אחרון, הכי חשוב – אל תפחדו  לנסות ואל תהססו להתייעץ. מכרזים זו השקעה לטווח הארוך. זה הרבה מאוד עניין של אימון וככל שתיגשו למכרזים רבים יותר כך תצברו נסיון רב ערך אשר יוביל לזכיות ולהצלחות. גם אם לא זכיתם במכרז הראשון שהגשתם – כל הגשה נוספת תהיה קלה יותר. ואם תלמדו מהנסיון שצברתם ומהזוכים האחרים ותיישמו – בסופו של דבר גם תצליחו. 
 

* עו"ד גליה נתן-אפשטיין, עוסקת בתחום המשפט המסחרי הבינלאומי ומתמחה בעסקאות בינלאומיות. חברה באגוד לשכות המסחר ובלשכת המסחר הבינלאומית בפריז(ICC)  וכן חברה בוועדה הבינלאומית לדין מסחרי של ה-ICC ומשמשת כיועצת של המכון הישראלי ליצוא ולשיתוף פעולה בין-לאומי.