העברת בעלות של מאגרי מידע

הרשם מבקש להסדיר את אופן השימוש במאגר מידע כאשר בעליו מעביר אותו לידיים  אחרות בשל סיבות שונות, כגון: מכירת  מאגר המידע, מכירת החברה, מיזוג חברות או כינוס נכסים.

מטרת ההסדרה היא לשמור על פרטיותם של נושאי המידע (מי שפרטיו כלולים  במאגר) ומניעת זליגת המידע לגורמים שונים למטרות שלא היו ידועות לנושאי  המידע. 

החובה הבסיסית: רישום מאגר

ככלל, כל מי שחייב לרשום מאגר מידע (ובכלל זה מי שבידו מאגר שכולל מידע אודות יותר  מ-10,000 אנשים / מאגר שיש בו נתונים אישיים/ מאגר המשמש לשירותי דיוור ישיר /מאגר שכולל מידע על אנשים והמידע לא נמסר על ידיהם ובהסכמתם) חייב  להודיע לרשם, בעת הליך הרישום, את זהותו ומענו של בעל המאגר.

השימוש במאגר על ידי  בעלים  חדשים:

מקבל המאגר רשאי להשתמש במידע רק למטרה המקורית שלשמה נמסר ויחולו עליו אותן חובות שחלו על בעל המאגר המקורי.

חובת  יידוע לרשם על  שינוי בעלות:

בעל המאגר או המחזיק בו חייב להודיע לרשם על שינוי בבעלות.

לפי גישתו של הרשם, חובת  ההודעה חלה גם כל  מקבל  המאגר אשר  הופך  לבעלים של המאגר.

חובת יידוע לנושאי המידע על שינוי בבעלות:

על מקבל המאגר  ליידע את  נושאי המידע בדבר החלפת זהות הבעלים במאגר.

1. ההודעה תועבר בדרך ההתקשורת הרגילה עם נושאי המידע.
2. רצוי לשלוח גם הודעה אישית ולפרסם הודעה פומבית, למשל באתר האינטרנט של בעל המאגר.
3. בהודעה ובפרסום יופיעו פרטי ההתקשרות הן של מעביר המאגר והן של מקבל המאגר.
4. ההודעה תכלול פירוט ואופן בו נושאי המידע יכולים להודיע על רצונם להפסיק את ההתקשרות עם בעל המאגר החדש או  להסיר לחלוטין את  המידע מן המאגר, במקרים בהם המחיקה אפשרית ורלבנטית בהתאם למאפייני המאגר.

מתי  יש לקבל  הסכמה מחודשת מנושא  המידע:

• אם כתוצאה משינוי  הבעלות  משתנה מטרת  המאגר או אופן  השימוש במידע באופן  מהותי.
• כאשר מאפייני מקבל המאגר שונים מהותית מאלה של  בעל המאגר  המעביר ושוני  זה עלול  להשפיע במידה ניכרת על  זכויות נושא המידע או  חורג משמעותית מציפיותיו המוקדמות.
• כאשר התקיימו יחסי אמון מיוחדים או חיסיון בין מעביר המאגר לבין  נושא המידע.

במקרים לעיל  יש לבקש  הסכמה מפורשת  מחודשת  מנושא המידע  גם אם  אין  שינוי  במטרות השימוש. אם לא ניתנה הסכמה מפורשת,  לא יועבר המידע למקבל  המידע אלא הוא יימחק.

דוגמאות למקרים בהם יש לקבל הסכמה מחודשת בהתאם עקרונות לעיל:

• המעביר היה יחיד שזהותו היתה שיקול משמעותי בהחלטת נושא המידע להתקשר עמו.
• אם המעביר הוא עו"ד ונושא המידע לקוח.
• אם המעביר רופא ונושא המידה מטופל.
• אם המעביר הוא ישראלי ומקבל המידע הוא תושב זר.
• אם המעביר גוף ציבורי ומקבל המאגר הוא גוף פרטי או להיפך.
• אם למקבל המאגר יש מאגרים נוספים המעמידים אותו בניגוד עניינים למטרת  המאגר   המועבר אליו.

פעולות לביצוע על ידי מעביר המידע בעת  העברת  בעלות במאגר  מידע:

• הגשת תצהיר ביעור מאגר מידע מאומת על ידי עורך דין הכולל פירוט. אודות סיבת העברת הבעלות.
• טופס אישור מורשה חתימה.
• פירוט פעולות אשר יינקטו לשמירה על פרטיות נושאי המידע.
• מדיניות אבטחת המידע.
• תיאור הטיפול בהרשאות הגישה.
• הגדרת מאפייני שימוש של מורשי גישה.
• תיאור טיפול  במידע  עודף.
• טיוב המידע ועדכון תהליכי העברת המידע .

פעולות לביצוע על ידי  מקבל המידע בעת  העברת  בעלות במאגר  מידע:

• הגשת טופס בקשה לעדכון פרטי מאגר מידע.
• כתב מינוי.
• הצהרת מנהל מאגר.
• טופס אישור מורשה חתימה בתאגיד.
• תוכן ההודעה  שהועברה לנושאי המידע בדבר  העברת  הבעלות ופירוט.  אופן  הפצתה.
• פירוט פעולות אשר יינקטו לשמירה על פרטיות נושאי המידע
• מדיניות אבטחת המידע.
• תיאור הטיפול בהרשאות הגישה.
• הגדרת מאפייני שימוש של מורשי גישה.
• תיאור טיפול  במידע  עודף.
• טיוב המידע ועדכון תהליכי העברת המידע.

הרשם  מדגיש בהנחיה כי "ההנחיה לא עוסקת במקרים של גילוי מידע מתוך מאגר מידע למחזיק (קבלן) לצורך הסתייעות בו למימוש מטרות המאגר אלא רק במקרים של העברת המאגר או חלק ניכר ממנו לבעל מאגר חדש".

הנכם  מוזמנים  להגיש את הערותיכם  לטיוטה ללשכה למייל Shlomil@chamber.org.il עד ליום 15.9.17.  הלשכה תרכז ותעבד את כל ההערות שתתקבלנה ותגיש עמדה לרשם.

לחלופין, ניתן  להעביר הערות  בקשר לטיוטה ישירות לרשם למייל  ilita@justice.gov.il  עד ליום 1.10.17.

***

האמור לעיל הינו מידע כללי ואינו מהווה חוות דעת משפטית. ההסבר של הוראות החוק הינו תמציתי ואינו כולל את כל ההוראות. לקבלת ייעוץ משפטי במקרה ספציפי יש לפנות לעורך דין. עו"ד שושנה רבינוביץ הינה עורכת דין העוסקת בדיני צרכנות, רגולציה, משפט מסחרי ודיני מסחר בינלאומי.

רחוב אחד העם 35 תל אביב 03-7266111

shosh@law-sr.co.il, www.law-sr.co.il

משרדנו מעניק ייעוץ משפטי לעסקים בינוניים וקטנים, מבצע בקרה וציות ועומד לרשות העסק באופן שוטף בכל שאלה או סוגיה.