ארגז כלים טקטיים ואסטרטגיים בניהול משא ומתן עבור מנהל רכש והספקה
השלב הראשון בכל ניהול משא ומתן הינו לבצע ניתוח מעמיק של הצעת הספק. הניתוח צריך לכלול ,בין היתר, הערכת מחיר, קביעת מועד הספקה, מפרט העבודה והתנאים, וכן גורמים נוספים העלולים להידרש . הכנה שכזו מהווה יתרון בשולחן המו"מ. יש לזכור שהצעתו של הספק היא בדרך כלל נקודת הפתיחה של המו"מ, והיא העמדה האופטימית מצידו של הספק.
בשלב הבא יש צורך להגדיר מטרות, בין היתר:
1. מחיר הוגן וסביר – בקרת המחיר הינה גורם חשוב ביותר, אך אין להזניח בגינו נושאים חיוניים אחרים, כגון, איכות גבוהה, הספקה בזמן קצוב ואבטחת ההספקה. מנהל המו"מ צריך להיזהר מלהוביל למחיר נמוך מדי עד כדי חשש הפסד לספק. חשוב שהספק יוכל לכסות את הוצאותיו, ירוויח באופן סביר וירגיש בנוח עם תוצאות העסקה.
2. ביצוע ההספקה בזמן– על הסכם המו"מ לכלול זמני משלוח של מוצרים מסוימים, בהתאם לתוכנית הייצור או הספקת השירות, וזאת לפי מסמך תכולת העבודה (SOW).
3. בקרה על אופן ביצוע החוזה – על החוזה להגדיר באופן הברור ביותר את תהליך הביצוע. בשלב התכנון, מנהלי הרכש וההספקה נדרשים לצפות כשלים העלולים לגרום לעיכוב בביצוע, ולחשוב על הצעדים שבהם יש לנקוט לפתירת כל אחת מהבעיות בטרם יצוצו. בנוסף, יש לפרט מראש בחוזה התנהלות במקרים של חוסר יכולת ביצוע המשימות המוסכמת, סעיפי ביטול, קנסות, תמריצים ומחיר. אחריותו של כל אחד מהצדדים צריכה להיות ברורה.
4. שיתוף פעולה מרבי של הספק –הסכם המביא לסיפוק הדדי של הצדדים ומציאת הנקודות בהן הצדדים מרגישים בנוח אחד עם משנהו ומצפים לעשות עסקים בעתיד, הינו הישג חשוב ביותר בתהליך המו"מ. לפיכך, יש לשמור על אווירה טובה לכל אורך התהליך ולהימנע מיצירת אווירה עוינת.
5. יחסים בריאים עם הספקים –מנהלי הרכש וההספקה צריכים לקבוע צורות תקשורת קבועות ותכופות במטרה לשמר יחסים חיוביים. כל צד צריך לשאוף להעריך את נקודת המבט של רעהו ולהבין כי על שני הצדדים להגיע להישג רווחי. יש לשאוף לשביעות רצון הדדית ולא ניצחון והפסד.
במו"מ יש גם חשיבות גדולה למקום בו הוא נערך. נהוג לנהל את המו"מ במשרדי הארגון הרוכש, בו מנהלי הרכש וההספקה ירגישו בנוח כשכל הנתונים, הגיבוי והתמיכה זמינים להם, ומוענקת להם יכולת ניהול התהליך. הפחתת הלחץ של מנהלי הרכש וההספקה , וכן הימנעות מהעייפות הכרוכה בנסיעה יסייעו לניהול תקין של המו"מ. ומצד שני, ישנם יתרונות גם בניהול מו"מ במשרדי הספק, בשל האפשרות הניתנת למנהלי רכש וההספקה לעזוב במידת הצורך.
1. מחיר הוגן וסביר – בקרת המחיר הינה גורם חשוב ביותר, אך אין להזניח בגינו נושאים חיוניים אחרים, כגון, איכות גבוהה, הספקה בזמן קצוב ואבטחת ההספקה. מנהל המו"מ צריך להיזהר מלהוביל למחיר נמוך מדי עד כדי חשש הפסד לספק. חשוב שהספק יוכל לכסות את הוצאותיו, ירוויח באופן סביר וירגיש בנוח עם תוצאות העסקה.
2. ביצוע ההספקה בזמן– על הסכם המו"מ לכלול זמני משלוח של מוצרים מסוימים, בהתאם לתוכנית הייצור או הספקת השירות, וזאת לפי מסמך תכולת העבודה (SOW).
3. בקרה על אופן ביצוע החוזה – על החוזה להגדיר באופן הברור ביותר את תהליך הביצוע. בשלב התכנון, מנהלי הרכש וההספקה נדרשים לצפות כשלים העלולים לגרום לעיכוב בביצוע, ולחשוב על הצעדים שבהם יש לנקוט לפתירת כל אחת מהבעיות בטרם יצוצו. בנוסף, יש לפרט מראש בחוזה התנהלות במקרים של חוסר יכולת ביצוע המשימות המוסכמת, סעיפי ביטול, קנסות, תמריצים ומחיר. אחריותו של כל אחד מהצדדים צריכה להיות ברורה.
4. שיתוף פעולה מרבי של הספק –הסכם המביא לסיפוק הדדי של הצדדים ומציאת הנקודות בהן הצדדים מרגישים בנוח אחד עם משנהו ומצפים לעשות עסקים בעתיד, הינו הישג חשוב ביותר בתהליך המו"מ. לפיכך, יש לשמור על אווירה טובה לכל אורך התהליך ולהימנע מיצירת אווירה עוינת.
5. יחסים בריאים עם הספקים –מנהלי הרכש וההספקה צריכים לקבוע צורות תקשורת קבועות ותכופות במטרה לשמר יחסים חיוביים. כל צד צריך לשאוף להעריך את נקודת המבט של רעהו ולהבין כי על שני הצדדים להגיע להישג רווחי. יש לשאוף לשביעות רצון הדדית ולא ניצחון והפסד.
במו"מ יש גם חשיבות גדולה למקום בו הוא נערך. נהוג לנהל את המו"מ במשרדי הארגון הרוכש, בו מנהלי הרכש וההספקה ירגישו בנוח כשכל הנתונים, הגיבוי והתמיכה זמינים להם, ומוענקת להם יכולת ניהול התהליך. הפחתת הלחץ של מנהלי הרכש וההספקה , וכן הימנעות מהעייפות הכרוכה בנסיעה יסייעו לניהול תקין של המו"מ. ומצד שני, ישנם יתרונות גם בניהול מו"מ במשרדי הספק, בשל האפשרות הניתנת למנהלי רכש וההספקה לעזוב במידת הצורך.
מעבר למיקום, כדי להתנהל בחכמה יש להעניק תשומת לב רבה גם לבטיחות. נושאים ונותנים מנוסים יודעים לפעול בזהירות במקומות ציבוריים, וכן שמירה על חסיון מקצועי לכל אורך המו"מ.
בנוסף, חשוב ביותר לבחור נכון את הצוות שינהל את המו"מ. במצבים מסוימים, מו"מ יכול להיעשות על ידי אדם יחיד; במקרים אחרים, יהיה נכון לעשות זאת בצוות. צוות מקצועי נצרך כאשר המוצר או השרות מורכבים ויש צורך במידע וכישורים רבים. על חברי הצוות לייצג את תחומי תפקוד שאליהם יש מתייחס המו"מ. הצוות צריך להיות אמנם מורכב מנציגים מסגל ניהול הרכש וההספקה, אך גם ממחלקות אחרות המעורבות במכרז, כגון המחלקה המשפטית, ההנדסית, הבטחת איכות, תפעולית, חשבונות וכספים והשיווק.
מנהלי הרכש וההספקה צריכים לוודא כי כל חבר בצוות יודע את תפקידו ומקומו בתהליך ויכול לתמוך בראש הצוות, אפילו אם אינו עומד לצד נקודת ההשקפה שלו. אי הסכמה בין חברי הצוות לא צריכה להיחשף אף פעם לפני הספקים.
נקודה אחרונה, אך החשובה ביותר - מנהלי הרכש וההספקה, או צוות המו"מ כולו, צריכים לערוך מחקר מקיף על הספקים איתם הם נפגשים כדי לוודא שעמדתם, על העוצמות והחולשות שלה, מובנת ובהירה. איסוף החומרים עלול לקחת גם שבועות, אך זוהי השקעה טובה לטווח הארוך. צוות המו"מ שיעשה את שיעורי הבית הטובים יותר ישיג בדרך כלל את התוצאות הטובות ביותר.
**המכללה העסקית הינה כיום הנציגות היחידה המכשירה במסגרת קורס ניהול רכש והספקה בכיר למעבר בחינות ההסכמה CPSM ( Certified Professional in Supply Management) של המכון לניהול ההספקה האמריקאי ISM Institute for Supply Management ) )
אשר ניתנת במעל 80 מדינות בעולם.
כיום , המכללה העסקית של לשכת מסחר ת"א והמרכז, עם מעל 40 שנות ניסיון, מציעה 3 קורסים בתחום : קורס ניהול רכש , קניינות ולוגיסטיקה , קורס לוגיסטיקה ומחסן ממוחשב וקורס ניהול רכש והספקה בכיר אשר עומדים בסטנדרטים גבוהים מאוד ומושתתים על חומרי הלימוד של ה-ISM.
