מיקור פנים או חוץ? טיפים לניתוח וקביעת האסטרטגיה הנכונה

בדומה, החלטות על מיקור חוץ משולבות לעיתים קרובות בצמוד לאסטרטגיה הכללית של הארגון ודורשות טיפול מיוחד. הממד הנוסף של מקורות ההספקה מארצות עם עלות נמוכה כגון סין ומזרח אסיה ממשיך להעלות את המורכבות והשיקולים המיוחדים שיש לקחת בחשבון.
כאשר מדובר בייצור או שירות שניתן במיקור חוץ, ניהול הספקה נכון הינו קריטי ומשמעותי ומצריך קבלת החלטות קפדניות. על כן, ישנה חשיבות מרכזית להעסיק מנהל מומחה לניהול ההספקה (CPSM) אשר ידע להתמודד עם המורכבות בעבודה הכוללת גלובליזציה, שימוש רחב בטכנולוגיה ומיומנויות ניהול .  

1.       ניתוח היכולת היישומית של מיקור חוץ- היכולת ליישם פתרון בצורת מיקור חוץ הינה בדרך כלל שילוב של אסטרטגיית הארגון והזמינות או הקיום של ספק בעל יכולת לתת מענה בצורת מיקור חוץ. בכדי לדעת אם הדבר אפשרי, יש צורך שמומחה ניהול ההספקה יעבוד בצמוד עם ספקים פונקציונליים שונים על מנת לנתח את כל האפשרויות העומדות לרשותו.

2.       קביעת הצורך- ישנן מספר סיבות לכך שארגון בוחר במיקור חוץ. הסיבה העיקרית היא שקבלן חיצוני עשוי להיות בעל יכולת למנף מומחיות ויתרון גודל לאורך לקוחות מרובים ולפיכך לספק פתרונות טובים וזולים יותר. מספר גורמים נוספים עשויים גם להשפיע על ההחלטה על מיקור חוץ, והינן:
·         הורדת נכסים מהמאזן ובכך להפחית את ההון
·         הפחתת עלויות מלאי והוצאות כלליות
·         שחרור משאבים פנימיים לעבודת קניינות
·         ניצול יתרון של טכנולוגיה או מיומנות שאינה קיימת בארגון עצמו
·         האצת התפתחות של מוצר חדש
·         צמצום הסיכון של טכנולוגיה/ מוצרים לא מוכחים על ידי הימנעות מהשקעות בציוד חדש.

התועלות הפוטנציאליות, אולם, חייבות להיות מושוות כנגד מספר חסרונות פוטנציאליים של מודל מיקור החוץ:
·         הפסד פוטנציאלי של הנכס לספק או מתחרה אם נעשה שימוש בבסיס הנתונים של החברה .
·         מחסור בספקים עם יכולת או קיבולת הולמת.
·         הפסד שליטה על האיכות וחווית הלקוח- טעויות של הספק מועברות באופן ישיר ללקוח.
·         הפסד של המוניטין הציבורי כתוצאה מהפחתה או ביטול של משאבים פנימיים (בעיקר במצבים בינלאומיים)
·         בחירת ספקים ותהליך השקה ארוכים ומסובכים .
·         חוסר יכולת לבצע מיקור פנים מאוחר יותר
·         הצורך לפתח ניהול ספק ומיומנות מדידה בתחום חדש במיקור חוץ.

3.  התהליכים- התהליכים של קבלת החלטה על ייצור מול קנייה או מיקור חוץ פשוט ביסודו. הוא כולל בחינת  סך עלויות הייצור הפנימי והשוואתו  לאלו הנובעות מתרחישי הספקה חיצוניים. הקושי הוא בזיהוי כל העלויות הפנימיות. בדומה, העלויות המלאות והאמיתיות של כל אפשרות חיצונית חייבות להיות ידועות גם הן. ישנם מורכבות וקושי רב בזיהוי ו/ או חיזוי כל העלויות. בנוסף לעלויות, חייבים לטפל כראוי גם ברמות שירות, יעדי ביצוע ואסטרטגיה עסקית.

3.1 ניתוח רכיבים- הצעד הראשון בהערכת תהליך הינו להבין באופן מלא את החלק או הפונקציה האפשרית להעברה למיקור חוץ. זה יספק הבנה של המורכבות הדרושה להעברה כמו גם מה יידרש מהספק.

3.2 ניתוח נקודת האיזון- ניתוח נקודת האיזון הינו שיטה לזיהוי רמת התפוקה שבה ההכנסה שווה לעלות או שהעלויות של שתי מערכות הינן זהות. מומחה ניהול ההספקה צריך לסקור את כל המידע הפנימי והמידע הקשור לספקים כדי לקבוע האם ההחלטה על מיקור פנים או מיקור חוץ תגשים את יעדי הארגון.

3.3 תהליכי הערכת עלויות- הדרישה הראשונה של כל ניתוח מיקור היא הבנה מלאה של העובדות הרלוונטיות. זה כולל לרוב רמה מסוימת של איסוף נתונים לאורך מספר תחומים, אך ניתנת לחלוקה לשלוש קבוצות עיקריות:  הבנת הדרישות העסקיות, קביעת כל העלויות הפנימיות והערכת כל העלויות החיצוניות. למרות שהרעיון הכללי פשוט יחסית, האתגר הוא להשיג ולהבין היטב את כל הפרמטרים הרלוונטיים.

הבנת הדרישות העסקיות כוללת בחינה מעמקיה של הצורך במיקור חוץ. איזו רמת יכולת נדרשת? מהן רמות השירות המינימאליות? מהו הזמן המתאים לביצוע המיקור? האם יש אילוצים מרכזיים כלשהם בהספקה במונחים גאוגרפיים ? וכו'
מיפוי כלל העלויות הפנימיות הינו חלק קריטי בהערכה מלאה של החלטה על מיקור חוץ פוטנציאלי. בנוסף לעלויות התפעול הישירות, מומחה ניהול ההספקה חייב לשקול גם את כל העלויות העקיפות וההוצאות הכלליות הנובעות כרגע מהעסק. דברים כמו תחזוקה, תקציב נסיעות, חכירות נדל"ן ורישיונות תוכנה תורמים כולם לעלות הכוללת וחייבים להישקל כנגד ההזדמנות. אם מיקור החוץ מביא להפחתה בכוח האדם, יש לזהות את כל העלויות הקשורות בביטול משרות אלו, כמו פיצויים או שירותי מציאת עבודה חלופית ולהכניסן אל הניתוח הכולל. לבסוף, יש לשקול את ההזדמנויות. על ידי הקדשת משאבים לפעילות מיקור חוץ, האם מוקרבים פרויקטים בעלי ערך מוסף בארגון?
הבנת כלל העלויות החיצוניות חשובה לא פחות מהבנת העלויות הפנימיות. במקרים מסוימים, עלויות חיצוניות מסופקות באמצעות הצעות או הערכות מהספק. למרות שהן נקודת התחלה מצוינת, הצעות אלו עלולות להשמיט עלויות עזר או עלויות לא צפויות כמו תחזוקה, עלויות הובלה ותעריפים נלווים. בנוסף, פתרון של מיקור חוץ משמעו מורכבות גדולה יותר, דרישת נקודות רבות יותר של אינטראקציה בשרשרת ההספקה והטלת עומס רב יותר על המשאבים הקיימים.

לבסוף, מכשול נפוץ הינו שרוב ההצעות ממעיטות משמעותית בערך עלויות ההקמה והזמן הדרוש להגיע ליכולת ייצור מלאה או להספקת שירות מושלמת. 

המכללה העסקית הינה כיום הנציגות היחידה בארץ מטעם המכון לניהול ההספקה האמריקאי (ISM Institute for Supply Management ) לתחום ההסמכה הבינלאומית בניהול ההספקה (CPSM Certified Professional in Supply Management) אשר ניתנת במעל 80 מדינות בעולם.            

כיום, המכללה העסקית של לשכת מסחר ת"א והמרכז, עם מעל 40 שנות ניסיון, מציעה מגוון קורסים בתחום הרכש, הלוגיסטיקה וניהול שרשרת ההספקה, אשר עומדים בסטנדרטים גבוהים מאוד ומושתתים על חומרי הלימוד של ה-ISM.