כיצד מעבירים מידע ונתונים בשוק החיסכון הפנסיוני? הסבר למעסיקים

*ראו עדכון מועד ביטול העברת כספים לגוף מוסדי באמצעות חשבון נאמנות לשנת 2021/2 בסעיף 4

החוזר מסדיר מבנה אחיד להעברת מידע על הפקדת תשלומים לקופת גמל ולמתן היזון חוזר מגוף מוסדי למעסיק.

דיווח תקין על הפקדות לגוף מוסדי חיוני לטובת רישום זכויות העובד כנדרש במערכות מידע של גוף מוסדי, ולמיצוי זכויות העובד בקרות אירוע מזכה. במסגרת הדיווח האמור נדרש מעסיק לדווח לגוף מוסדי על אופן הפקדת התשלומים לקופת הגמל, סך התשלומים שהופקדו לאותה קופה ועל הפסקת הפקדות לקופה. במענה לדיווח המועבר על ידי מעסיק נדרש גוף מוסדי להעביר היזון חוזר על עצם קליטת הדיווח ועל אופן רישום זכויות העובד במערכות המידע שלו.

להלן עיקרי החוזר הנוגעים למעסיקים:

הגדרות:

ממשק מעסיקים - דיווח שוטף - מפרט מידע שמעסיק נדרש להעביר לגוף מוסדי במסגרת דיווח על הפקדת תשלומים לקופת גמל והכל בהתאם להוראות שנקבעו בחוזר אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל; מידע כאמור יועבר באמצעות קובץ במבנה אחיד שקבע הממונה, המצורף לנספח זה.

ממשק מעסקים - דיווח שלילי - מפרט מידע שמעסיק נדרש להעביר לגוף מוסדי במסגרת בקשה להשבת תשלום שהופקד ביתר; מידע כאמור יועבר באמצעות קובץ במבנה XML המצורף לנספח זה.

ממשק היזון חוזר ראשוני - מפרט מידע שגוף מוסדי נדרש להעביר למעסיק על תקינותו הטכנית של דיווח המעסיק. מידע כאמור יועבר באמצעות קובץ במבנה XML המצורף לנספח זה.

ממשק מעסיקים - היזון חוזר מסכם - מפרט מידע שגוף מוסדי נדרש להעביר למעסיק על אופן קליטת דיווח על הפקדת תשלומים לקופת גמל במערכות מידע של גוף מוסדי ועל קבלת התשלום בחשבון הגוף המוסדי. נוסף על כך משמש "ממשק מעסיקים - היזון חוזר מסכם" למתן עדכון חודשי על פרטי מידע ותשלומים לגביהם דווח בעבר כי לא נקלטו במערכות המידע של הגוף המוסדי.  נוסף על כך, משמש ממשק זה למתן התראות למעסיק בטרם השבת כספים על ידי הגוף המוסדי.  מידע כאמור יועבר באמצעות קובץ במבנה XML המצורף לנספח זה. 

ממשק מעסיקים - היזון חוזר מסכם שנתי - מפרט מהו המידע שגוף מוסדי נדרש להעביר למעסיק בדבר סך ההפקדות שהועברו לאורך שנת המס בעד עובדי המעסיק.  מידע כאמור יועבר באמצעות קובץ במבנה XML המצורף לנספח זה.

1.  הוראות לעניין שימוש בהרשאה לחיוב חשבון על בסיס קובץ

• מעסיק שפנה לגוף מוסדי בבקשה לבצע באופן שוטף הפקדת כספים לחשבון קופת הגמל של עובדיו, באמצעות הרשאה לחיוב חשבון, יאפשר לו הגוף המוסדי לבצע הפקדה כאמור ובלבד שהמעסיק הגיש לגוף המוסדי את כל האישורים הנדרשים.
• חיוב חשבון המעסיק, יתבצע לכל היותר בשני ימי עסקים מהמועד שבו התקבל הדיווח.
• קובץ שהועבר לגוף המוסדי ביום ה- 14 לחודש ואילך, יחויב המעסיק בריבית פיגורים בהתאם לתקנה 11 לתקנות הפיקוח על שירותים פיננסים (קופות גמל)(תשלומים לקופת גמל), תשע"ד – 2014.

2.  כללים לעניין העברת דיווח על הפקדת תשלומים לקופת גמל

• העברת דיווח לגוף מוסדי על הפקדת תשלומים לקופת גמל תיעשה באמצעות קובץ "ממשק מעסיקים - דיווח שוטף" בלבד.
• העברת בקשה לגוף מוסדי להשבת סכום שהופקד ביתר תיעשה באמצעות "ממשק מעסיקים - דיווח שלילי" בלבד.
• קובץ "ממשק מעסיקים - דיווח שוטף" וקובץ "ממשק מעסיקים - דיווח שלילי", יכילו את הפרטים הנדרשים בקבצים המצורפים לנספח זה, ויעמדו בבדיקות התקינות המוגדרות בקובץ.

3.  כללים לעניין העברת היזון חוזר מגוף מוסדי למפקיד

מענה למעסיק ממנו התקבל קובץ "ממשק מעסיקים - דיווח שוטף" או קובץ "ממשק מעסיקים - דיווח שלילי" (להלן - ממשק מעסיקים) יועבר על ידי גוף מוסדי כמפורט להלן, ובהתאם למועדים שנקבעו בחוזר אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל.

שלב א - התקבל בגוף מוסדי קובץ ממשק מעסיקים, יעביר גוף מוסדי היזון חוזר באמצעות "ממשק היזון חוזר ראשוני" ובו הודעה על קליטת הפרטים.  לעניין פרטים שהועברו לגוף מוסדי ולא נקלטו, יעביר גוף מוסדי הודעה על אי קליטת הפרטים והסיבה לאי קליטתם.

שלב ב - גוף מוסדי יעביר היזון חוזר באמצעות קובץ "ממשק מעסיקים - היזון חוזר מסכם", ובו דיווח על קליטת המידע במערכות המידע שלו, תוך התייחסות לרישום הזכויות במרכיבי חשבון קופת הגמל של כל עובד, וסטאטוס הטיפול בכספים שהועברו לגוף המוסדי.

שלב ג' - גוף מוסדי יעביר למעסיק היזון חוזר מסכם חודשי באמצעות קובץ "ממשק מעסיקים - היזון חוזר מסכם" ובו התייחסות למצב קליטת המידע ורישום הזכויות במערכות החברה ולמצב הטיפול בכספים.

שלב ד' - גוף מוסדי יעביר למעסיק דיווח באמצעות קובץ "ממשק מעסיקים - היזון חוזר מסכם שנתי" ובו פירוט סך הכספים שהופקדו לכל עובד בקופה במהלך שנת המס.

4.  ביטול אפשרות העברת כספים לגוף מוסדי באמצעות חשבון נאמנות

• מעסיק לא יהיה רשאי להפקיד כספים באמצעות חשבון נאמנות של בעל רישיון, אגב מידע המדווח באמצעות ממשק מעסיקים. הנימוק לביטול הוא כי העברת כספים באמצעות חשבון נאמנות איננה תואמת את העקרונות שנקבעו בהוראות חוזר אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל, לפיהם העברת הכספים נעשית במישרין מחשבון המעסיק לחשבון הגוף המוסדי.
• מועד ביטול העברת כספים לגוף מוסדי באמצעות חשבון נאמנות נדחה כדלקמן:

1. לגבי מעסיק המעסיק יותר מ- 100 עובדים, ביום 1 בפברואר 2021
2. לגבי מעסיק המעסיק פחות מ- 100 עובדים, ביום 1 בפברואר 2022

להזכיר ביטול האפשרות להעברת כספים לגוף מוסדי באמצעות חשבון נאמנות נקבעה ביום 6.8.2018 בהוראות חוזר רשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון בעניין מבנה אחיד להעברת מידע ונתונים בשוק החיסכון הפנסיוני - ממשק מעסיקים ובמקור יישום הביטול לגבי מעסיק המעסיק יותר מ- 100 עובדים, היה אמור להיות ביום 1 בפברואר 2020 ולגבי מעסיק המעסיק פחות מ- 100 עובדים, ביום 1 בפברואר 2021.

משמעות הביטול היא כי מעסיק לא יהיה רשאי להפקיד כספים באמצעות חשבון נאמנות של בעל רישיון, אגב מידע המדווח באמצעות ממשק מעסיקים. הנימוק לביטול הוא כי העברת כספים באמצעות חשבון נאמנות איננה תואמת את העקרונות שנקבעו בהוראות חוזר אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל, לפיהם העברת הכספים נעשית במישרין מחשבון המעסיק לחשבון הגוף המוסדי.

5.  כללים לעניין טיפול בליקויים שנמצאו בדיווח

• דיווח על הפקדת תשלומים לקופת גמל, שנמצא בו ליקוי, יהיה המעסיק אחראי לטיפול בליקוי ובלבד שמקור הליקוי מופיע באחד מקודי השגיאה שבגיליון "קודי שגיאה באחריות מעסיק".
• נמצא ליקוי בדיווח על הפקדת תשלומים לקופת גמל שאינו ליקוי באחריות המעסיק כאמור, הגוף המוסדי יהיה אחראי לטיפול בליקוי ולא יהיה רשאי להעביר את הטיפול בליקוי למעסיק;

 להלן הליקויים שהגוף המוסדי  אחראי על טיפולם:

1. אי פתיחת קופת גמל לעובד כתוצאה מאי מילוי המסמכים אגב הליך הצטרפות לקופה או אי השלמת הליך חיתום רפואי.
2. אי קליטת כספים בקופת גמל קיימת של עובד המבקש להמשיך הפקדות בקופה אצל מעסיק חדש.
3. אי התאמה בין דיווח המעסיק לבין התנאים הקבועים בפוליסה.
4. גידול בשכר או בשיעורי הפרשה שלא בהתאם לתנאי הפוליסה.
5. פיצול כספים בין פוליסות שונות של העמית באותו גוף מוסדי.
6. הפקדה לרכיב שאינו קיים בפוליסה.
7. הפקדת להצעה שטרם הושלם בגינה הליך הפקת הפוליסה.

• נמצאו מספר ליקויים ברשומת דיווח מסוימת, שחלקם באחריות המעסיק וחלקם באחריות הגוף המוסדי, ישלים הגוף המוסדי את הטיפול בשגיאות שבאחריותו ורק לאחר מכן יסווג הליקוי כליקוי שבאחריות המעסיק.
• תחילתה של הוראה זו הינה ביום פרסום החוזר, 6.8.18

להלן לינק לחוזר המלא ונספחיו:

החוזר המלא

קובץ excel ממשק מעסיקים