פולין מתחילה ביישום מערכת מנדטורית מרכזית להנפקת חשבונות ספק

ראו עדכון שקיבלנו מברי פינטוב, מנכ"ל ארגון התאגידים של סוכני המכס:

ברצוננו לעדכן לגבי שינויים צפויים במערכת החשבוניות הפולנית שישפיעו על תהליך היצוא והחיוב החל משנת 2026.

מערכת חשבוניות המס האלקטרוניות המנדטורית של פולין, ה--KSeF (Krajowy System e-Faktur)  היא פלטפורמה ממשלתית מרכזית שדרכה נדרשים העסקים להפיק, לקבל ולארכב את כל החשבוניות בעסקאות B2B (עסק מול עסק) ו-B2G (עסק מול ממשלה).המערכת מחייבת עסקים להנפיק ולקבל חשבוניות אלקטרוניות מובנות באמצעות פלטפורמה ממשלתית מרכזית.

היישום יתבצע בשלבים: החל מ-1 בפברואר 2026 עבור נישומים גדולים (מחזור מעל 200 מיליון זלוטי), מ-1 באפריל 2026 עבור מרבית העסקים האחרים, ודחייה עד שנת 2027  עבור מיקרו-עסקים.

המערכת מייצרת סטנדרטיזציה של חשבוניות בפורמט XML, מתממשקת עם מערכות  ERP, ושואפת לבצע דיגיטציה של תהליכי המס, כאשר בשלב הראשוני לא יוטלו קנסות עד סוף שנת 2026.

למרות שמדובר בשינוי רגולטורי מקומי, הוא משפיע על הדרך שבה יקבלו היבואנים מפולין חשבונות ספק.

• רישום רשמי: כל החשבוניות יירשמו מעתה במאגר ממשלתי מרכזי ויוקצה להן מספר מזהה KSeF ייחודי.
• משלוח החשבונית: מכיוון שאין ליבואנים גישה לפורטל הממשלתי הפולני, היצואן ימשיך לשלוח ליבואנים את החשבוניות באמצעות הדואר האלקטרוני בפורמט PDF.
• אימות (קוד QR): כל חשבונית PDF תכלול מעתה קוד QR חובה. קוד זה מאפשר ליבואן לאמת את מקוריות המסמך מול הרישום הממשלתי הרשמי.
• מסמכים נלווים: מסמכי שילוח/ הובלה ימית אווירית ויבשתית, רשימות אריזה וכו' ימשיכו להישלח בנפרד בהתאם לנוהג הנוכחי.

עבור משלוחי יצוא (Export) ועסקאות בינלאומיות, מערכת ה-KSeF פועלת במודל "היברידי". מכיוון שלקוחות מחוץ לפולין אינם מחוברים למערכת הממשלתית הפולנית, עליך לבצע תהליך כפול: דיווח לממשלה ומסירה ישירה ללקוח.

להלן פירוט התהליך עבור יצוא החל מ-2026:

1. הפקת החשבונית (השלב הממשלתי)

גם אם הלקוח נמצא בארה"ב, בסין או בישראל, החשבונית חייבת לעבור ב-KSeF אם העסק רשום בפולין.

• פורמט XML: על היצואן להפיק את החשבונית במבנה ה-FA(3) המנדטורי ולשלוח אותה לפורטל KSeF.
• קבלת מספר KSeF: המערכת תאמת את החשבונית ותנפיק לה מספר זיהוי רשמי. ללא מספר זה, החשבונית אינה נחשבת למסמך מס חוקי בפולין.

2. מסירה ללקוח הזר (השלב העסקי)

מכיוון שהלקוח הזר לא יכול להיכנס לפורטל הפולני כדי להוריד את החשבונית, על היצואן להעביר לו אותה באופן עצמאי:

• שיטת המסירה: ניתן לשלוח את החשבונית במייל (כקובץ PDF) או בדואר, כפי שבוצע עד היום.
• דרישת ה-QR Code: חובה להוסיף על גבי ה-PDF (הוויזואליזציה) קוד QR. קוד זה מאפשר לרשויות המכס או לביקורת לאמת שהחשבונית שהלקוח מחזיק אכן קיימת במערכת KSeF הממשלתית.
• שפה ומטבע: ניתן להפיק את הגרסה הוויזואלית באנגלית (או בכל שפה אחרת) ובמטבע חוץ, אך הנתונים ב-XML חייבים להיות תואמים לנתונים שנשלחו ל-KSeF.